- DEFINICIÓN
- NORMATIVIDAD
ALCALDIA DEL MUNICIPIO
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LISTADO
MAESTRO DE REGLAMENTACION
(NORMOGRAMA)
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Código:
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Fecha de emisión:
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Nombre de jefatura responsable: Jefatura de Gestión Documental
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Nomograma actualizado a abril de 1997
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Número de la Reglamentación
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Tipo de Reglamentación
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Nombre de la Reglamentación
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Fecha de actualización
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Proceso
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Grado de Seguridad de Documento
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008
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Acuerdo
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Por el cual se reglamenta la transferencia de la
documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN.
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Octubre 1995
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Gestión documental
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NA
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1382
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Decreto
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Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se
ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los
organismos nacionales al Archivo
General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
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Agosto 1995
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Gestión documental
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NA
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998
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Decreto
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Por el cual se reglamenta la transferencia de la
documentación histórica de los archivos de los organismos del orden nacional,
al Archivo General de la Nación.
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Abril 1997
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Gestión documental
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NA
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1515
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Decreto
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Por el cual se reglamenta la Ley 80 de
1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de
valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de
los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de
1995 y 998 de
1997 y se dictan otras disposiciones.
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Julio 2014
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Gestión Documental
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NA
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- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
- CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS
- REQUISITOS PARA CONTRATAR UNA EMPRESA DE CUSTODIA DE ARCHIVOS
ACUERDO 037 DE 2002
Acuerdo el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
Contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
Conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.O 037 DE 2002
GENERALIDADES
A) Almacenamiento del archivo, en cajas especiales de archivo.
B) Toma de Inventario, al contenido de los archivos almacenados.
C) Sistematización de la Información, en una base de datos especializada.
D) Digitalización de la información.
E) Custodia en bodegas especializadas.
A) SERVICIOS EN PROCESOS ARCHIVÍSTICOS DE ORGANIZACIÓN Y
DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS, ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
B) SERVICIOS DE DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
• Edificación
• Ubicación
• Aspectos estructurales
• áreas de depósito o de almacenamiento de documentos.
• Distribución de áreas.
• capacidad de almacenamiento.
C) ONDICIONES ACMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL
MATERIAL DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES:
Humedad relativa y temperatura.
• Soporte de papel
Temperatura de 15 a 20 ºc con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºc.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre
Valores máximos y mínimos
• Fotografía Blanco y negro
Temperatura de 15º a 20º C.
Para conservación permanente la temperatura deberá ser inferior a 15º C.
Humedad relativa de 40% a 50%.
Para conservación permanente de copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos
Entre 30% y 40% de humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.
• Fotografía a color
Temperatura menor a 10ºC.
Para su conservación permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºC.
Humedad relativa de 25% a 35%
• Cintas de audio
Temperatura de 10 a 18ºC.
Humedad relativa de 40% a 50%.
• Medios Magnéticos
Temperatura 14 a 18ºC
Humedad relativa de 40% a 50%.
• Discos ópticos
Temperatura de 16 a 20ºC
• Medios Magnéticos
• Ventilación
• Filtro de aire
• Iluminación
• Seguridad
• Mantenimiento
C) SERVICIOS EN PROCESOS DE CONSERVACIÓN
PREVENTIVA, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
• Conservación integral
• Intervención.
D) SERVICIOS DE REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
• Microfilmación
• Digitalización
- DECRETO 1515 DE 2013
