• DEFINICIÓN 

• NORMATIVIDAD 

ALCALDIA DEL MUNICIPIO				LISTADO MAESTRO DE REGLAMENTACION (NORMOGRAMA)
Código:			Fecha de emisión:
Nombre de jefatura responsable: Jefatura de Gestión Documental
Nomograma actualizado a abril de 1997
Número de la Reglamentación	Tipo de Reglamentación	Nombre de la Reglamentación			Fecha de actualización	Proceso	Grado de Seguridad de Documento
008	Acuerdo	Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.			Octubre 1995	Gestión documental	NA
1382	Decreto	Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo  General de la Nación y se dictan otras disposiciones.			Agosto 1995	Gestión documental	NA
998	Decreto	Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nación.			Abril 1997	Gestión documental	NA
1515	Decreto	Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.			Julio 2014	Gestión Documental	NA

• PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

• PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 

• CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS

• REQUISITOS PARA CONTRATAR UNA EMPRESA DE CUSTODIA DE ARCHIVOS

ACUERDO 037 DE 2002

Acuerdo el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la

Contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y

Conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus

Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.O 037 DE 2002

GENERALIDADES

A) Almacenamiento del archivo, en cajas especiales de archivo.

B) Toma de Inventario, al contenido de los archivos almacenados.

C) Sistematización de la Información, en una base de datos especializada.

D) Digitalización de la información.

E) Custodia en bodegas especializadas.

A) SERVICIOS EN PROCESOS ARCHIVÍSTICOS DE ORGANIZACIÓN Y

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS, ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. 

B) SERVICIOS DE DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

• Edificación

• Ubicación

• Aspectos estructurales

• áreas de depósito o de almacenamiento de documentos.

• Distribución de áreas.

• capacidad de almacenamiento.

C) ONDICIONES ACMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL

MATERIAL DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES: 

Humedad relativa y temperatura.

• Soporte de papel

Temperatura de 15 a 20 ºc con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºc.

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre

Valores máximos y mínimos

• Fotografía Blanco y negro

Temperatura de 15º a 20º C.

Para conservación permanente la temperatura deberá ser inferior a 15º C.

Humedad relativa de 40% a 50%.

Para conservación permanente de copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos

Entre 30% y 40% de humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.

• Fotografía a color

Temperatura menor a 10ºC.

Para su conservación permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºC.

Humedad relativa de 25% a 35%

• Cintas de audio

Temperatura de 10 a 18ºC.

Humedad relativa de 40% a 50%.

• Medios Magnéticos

Temperatura 14 a 18ºC

Humedad relativa de 40% a 50%.

• Discos ópticos

Temperatura de 16 a 20ºC

• Medios Magnéticos 

• Ventilación

• Filtro de aire

• Iluminación

• Seguridad 

• Mantenimiento

C) SERVICIOS EN PROCESOS DE CONSERVACIÓN

PREVENTIVA, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

• Conservación integral

• Intervención.

D) SERVICIOS DE REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

• Microfilmación

• Digitalización

  

 

• DECRETO 1515 DE 2013